Stwórz ekosystem dokumentów firmowych. Bezpiecznie zarządzaj, podpisuj elektronicznie, udostępniaj i archiwizuj wszystko w jednym miejscu.
Bezpieczny i przejrzysty cykl życia dokumentów
Zarządzanie dokumentami i archiwizacja
Dlaczego INOVIO DMS?
Digitalizacja dokumentów i ich kontrolowany obieg to oszczędność czasu i kosztów. INOVIO DMS tworzy bezpieczne, scentralizowane repozytorium z jasno określonymi prawami, przepływem pracy i historią pracy dla każdego dokumentu.
Centralne repozytorium dokumentów
Wszystkie dokumenty firmowe są uporządkowane w jednym miejscu z opcją sortowania według typu, działu lub projektu.
Kontrolowany obieg i zatwierdzanie
Przepływ pracy do komentowania, zatwierdzania i zapoznawania się z dokumentem dokładnie według zasad firmy.
Pełna kontrola nad dostępem
Każdy dokument ma konfigurowalne prawa do odczytu, edycji lub zatwierdzania według roli i zespołu.
Historia i ścieżka audytu
Każda zmiana, dostęp lub zatwierdzenie są rejestrowane - wyraźnie i ze znacznikiem czasu.
Jak to działa?
Dokumenty są automatycznie pobierane, wyodrębniane i weryfikowane przez system. Następnie przechodzą przez proces zatwierdzania zgodnie z zasadami firmy i są bezpiecznie archiwizowane. Cały proces jest połączony z systemem ERP, zapewniając płynny przepływ danych bez ręcznej interwencji.
WSTĘP
Wstawianie dokumentu do systemu
Nowy dokument jest wprowadzany do systemu ręcznie, pocztą elektroniczną lub automatycznie z innego programu.
REPRODUKCJA
Obieg pracy według typu dokumentu
System klasyfikuje dokument do odpowiedniego typu i uruchamia zatwierdzanie, komentowanie lub zapoznawanie się z nim.
SAVE
Bezpieczne przechowywanie i wersjonowanie
Dokument jest przechowywany w centralnym repozytorium z historią zmian i dostępów.
WYJŚCIA
Wyszukiwanie i udostępnianie
Dokumenty można szybko śledzić, udostępniać wewnętrznie lub zewnętrznie i wykorzystywać w innych programach.
Zarządzanie dokumentami i archiwizacja
Kluczowe moduły
Obieg dokumentów spółki
INOVIO Corporate Document Circulation zapewnia scentralizowane i kontrolowane środowisko do pracy z umowami, dyrektywami, prezentacjami lub innymi dokumentami korporacyjnymi. System pozwala definiować prawa dostępu, konfigurować przepływy pracy i zapewniać, że wszyscy pracują z aktualną wersją dokumentu.
- Ujednolicone przechowywanie dokumentów firmowych
- Kontrola dostępu i widoczność dokumentów
- Konfigurowalny przepływ pracy do komentowania i zatwierdzania
- historia zmian i możliwość dyskusji pod dokumentami
Skrzynki pocztowe i skrzynki danych
INOVIO Poczta i Skrzynki Danych umożliwia sprawne zarządzanie korespondencją elektroniczną i papierową, w tym obsługę skrzynek danych bezpośrednio w systemie. Zapewnia bezpieczną komunikację z urzędami i wewnętrzną dystrybucję dokumentów.
- automatyczne odbieranie i wysyłanie wiadomości z danymi
- połączenie z systemem dokumentów i usługą archiwizacji
- rejestry poczty przychodzącej i wychodzącej z możliwością śledzenia statusu
- powiadomienia o nowych wiadomościach i terminach dostawy
Zaufane archiwum
INOVIO Trusted Archive zapewnia bezpieczne i legalne przechowywanie dokumentów elektronicznych zgodnie z wymogami prawa. Zapewnia kontrolę nad cyklem życia dokumentów, ich wersjami i prawami dostępu.
- Zgodność z eIDAS i krajowymi przepisami dotyczącymi długoterminowego przechowywania danych
- automatyczna archiwizacja dokumentów z procesów INOVIO
- bezpieczne przechowywanie z kontrolą dostępu i ścieżką audytu
- szybkie wyszukiwanie i przejrzysty widok historii dokumentów
Zarządzanie umowami
INOVIO Contract Management ułatwia pracę z całym cyklem życia umowy - od przygotowania poprzez komentowanie do zatwierdzenia i przechowywania. System zapewnia przegląd, odpowiedzialność i ciągłość z innymi procesami firmy.
- praca z wersjami dokumentów w MS Office
- monitorowanie obowiązków i terminów
- elektroniczne zatwierdzanie i komentowanie (FlexiFlow)
- połączenie z fakturami i zamówieniami
Automatyzacja otrzymanych faktur (AFP)
Automatyzacja faktur INOVIO znacznie przyspiesza przetwarzanie dokumentów przychodzących - od ekstrakcji danych do księgowania. Pozwala skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania, kontrolę działań następczych i połączenie z innymi programami.
- automatyczne wyodrębnianie danych z plików PDF i skanów
- zatwierdzanie faktur zgodnie z zasadami firmy
- Linki do umów, zamówień i zleceń
- eksport zatwierdzonych faktur do systemu księgowego
INOVIO Corporate Document Circulation zapewnia scentralizowane i kontrolowane środowisko do pracy z umowami, dyrektywami, prezentacjami lub innymi dokumentami korporacyjnymi. System pozwala definiować prawa dostępu, konfigurować przepływy pracy i zapewniać, że wszyscy pracują z aktualną wersją dokumentu.
- Ujednolicone przechowywanie dokumentów firmowych
- Kontrola dostępu i widoczność dokumentów
- Konfigurowalny przepływ pracy do komentowania i zatwierdzania
- historia zmian i możliwość dyskusji pod dokumentami
INOVIO Poczta i Skrzynki Danych umożliwia sprawne zarządzanie korespondencją elektroniczną i papierową, w tym obsługę skrzynek danych bezpośrednio w systemie. Zapewnia bezpieczną komunikację z urzędami i wewnętrzną dystrybucję dokumentów.
- automatyczne odbieranie i wysyłanie wiadomości z danymi
- połączenie z systemem dokumentów i usługą archiwizacji
- rejestry poczty przychodzącej i wychodzącej z możliwością śledzenia statusu
- powiadomienia o nowych wiadomościach i terminach dostawy
INOVIO Trusted Archive zapewnia bezpieczne i legalne przechowywanie dokumentów elektronicznych zgodnie z wymogami prawa. Zapewnia kontrolę nad cyklem życia dokumentów, ich wersjami i prawami dostępu.
- Zgodność z eIDAS i krajowymi przepisami dotyczącymi długoterminowego przechowywania danych
- automatyczna archiwizacja dokumentów z procesów INOVIO
- bezpieczne przechowywanie z kontrolą dostępu i ścieżką audytu
- szybkie wyszukiwanie i przejrzysty widok historii dokumentów
INOVIO Contract Management ułatwia pracę z całym cyklem życia umowy - od przygotowania poprzez komentowanie do zatwierdzenia i przechowywania. System zapewnia przegląd, odpowiedzialność i ciągłość z innymi procesami firmy.
- praca z wersjami dokumentów w MS Office
- monitorowanie obowiązków i terminów
- elektroniczne zatwierdzanie i komentowanie (FlexiFlow)
- połączenie z fakturami i zamówieniami
Automatyzacja faktur INOVIO znacznie przyspiesza przetwarzanie dokumentów przychodzących - od ekstrakcji danych do księgowania. Pozwala skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania, kontrolę działań następczych i połączenie z innymi programami.
- automatyczne wyodrębnianie danych z plików PDF i skanów
- zatwierdzanie faktur zgodnie z zasadami firmy
- Linki do umów, zamówień i zleceń
- eksport zatwierdzonych faktur do systemu księgowego
Połączenie z systemami księgowymi
Procure to Pay umożliwia łatwą integrację z istniejącym oprogramowaniem księgowym. Dzięki połączeniu z systemami ERP, takimi jak SAP, Pohoda, Helios czy Money S3, zyskujesz jedno środowisko do zarządzania procesami zakupowymi i finansowymi. Zautomatyzowane transfery danych eliminują błędy ręcznego wprowadzania danych i przyspieszają cały proces.
Firmy, które zaufały nam
Nasze rozwiązania są wykorzystywane przez firmy różnej wielkości i z różnych branż, które chcą przejąć kontrolę nad swoimi procesami zakupowymi i osiągnąć większą wydajność.
