Zarządzanie dokumentami i archiwizacja
Stwórz ekosystem dokumentów firmowych. Bezpiecznie zarządzaj, podpisuj elektronicznie, udostępniaj i archiwizuj wszystko w jednym miejscu.
Dlaczego INOVIO DMS?
Centralne repozytorium dokumentów
Wszystkie dokumenty firmowe są uporządkowane w jednym miejscu z opcją sortowania według typu, działu lub projektu.
Kontrolowany obieg i zatwierdzanie
Przepływ pracy do komentowania, zatwierdzania i zapoznawania się z dokumentem dokładnie według zasad firmy.
Pełna kontrola nad dostępem
Każdy dokument ma konfigurowalne prawa do odczytu, edycji lub zatwierdzania według roli i zespołu.
Historia i ścieżka audytu
Każda zmiana, dostęp lub zatwierdzenie są rejestrowane - wyraźnie i ze znacznikiem czasu.
Jak to działa?
Dokumenty są automatycznie pobierane, wyodrębniane i weryfikowane przez system. Następnie przechodzą przez proces zatwierdzania zgodnie z zasadami firmy i są bezpiecznie archiwizowane. Cały proces jest połączony z systemem ERP, zapewniając płynny przepływ danych bez ręcznej interwencji.
Wstawianie dokumentu do systemu
Obieg pracy według typu dokumentu
Bezpieczne przechowywanie i wersjonowanie
Wyszukiwanie i udostępnianie
Kluczowe moduły
INOVIO Corporate Document Circulation zapewnia scentralizowane i kontrolowane środowisko do pracy z umowami, dyrektywami, prezentacjami lub innymi dokumentami korporacyjnymi. System pozwala definiować prawa dostępu, konfigurować przepływy pracy i zapewniać, że wszyscy pracują z aktualną wersją dokumentu.
- Ujednolicone przechowywanie dokumentów firmowych
- Kontrola dostępu i widoczność dokumentów
- Konfigurowalny przepływ pracy do komentowania i zatwierdzania
- historia zmian i możliwość dyskusji pod dokumentami
INOVIO Poczta i Skrzynki Danych umożliwia sprawne zarządzanie korespondencją elektroniczną i papierową, w tym obsługę skrzynek danych bezpośrednio w systemie. Zapewnia bezpieczną komunikację z urzędami i wewnętrzną dystrybucję dokumentów.
- automatyczne odbieranie i wysyłanie wiadomości z danymi
- połączenie z systemem dokumentów i usługą archiwizacji
- rejestry poczty przychodzącej i wychodzącej z możliwością śledzenia statusu
- powiadomienia o nowych wiadomościach i terminach dostawy
INOVIO Trusted Archive zapewnia bezpieczne i legalne przechowywanie dokumentów elektronicznych zgodnie z wymogami prawa. Zapewnia kontrolę nad cyklem życia dokumentów, ich wersjami i prawami dostępu.
- Zgodność z eIDAS i krajowymi przepisami dotyczącymi długoterminowego przechowywania danych
- automatyczna archiwizacja dokumentów z procesów INOVIO
- bezpieczne przechowywanie z kontrolą dostępu i ścieżką audytu
- szybkie wyszukiwanie i przejrzysty widok historii dokumentów
Powiązane moduły
INOVIO Contract Management ułatwia pracę z całym cyklem życia umowy - od przygotowania poprzez komentowanie do zatwierdzenia i przechowywania. System zapewnia przegląd, odpowiedzialność i ciągłość z innymi procesami firmy.
- praca z wersjami dokumentów w MS Office
- monitorowanie obowiązków i terminów
- elektroniczne zatwierdzanie i komentowanie (FlexiFlow)
- połączenie z fakturami i zamówieniami
- centralne przechowywanie i zarządzanie dostępami
INOVIO Automatyzacja faktur przychodzących znacznie przyspiesza przetwarzanie otrzymanych dokumentów – od pozyskania danych po ich zaksięgowanie. Umożliwia skonfigurowanie przepływu pracy zatwierdzania, kontrolę powiązań i połączenie z innymi agendami.
- automatyczne pobieranie danych z plików PDF i skanów
- zatwierdzanie faktur zgodnie z zasadami firmy
- powiązanie z umowami, zamówieniami i zleceniach
- eksport zatwierdzonych faktur do systemu księgowego
Połączenie z systemami księgowymi
Firmy, które zaufały nam
Rozwiązania INOVIO są wykorzystywane przez firmy różnej wielkości i z różnych branż, które chcą mieć kontrolę nad swoimi procesami zakupowymi i osiągnąć większą wydajność.
