Modul

Pošta a datové schránky

INOVIO Zpracování pošty došlé a datové schránky je jednoduchý nástroj pro evidenci a oběh důležité došlé pošty – od papírových dopisů přes důležité e-maily až po písemnosti z datové schránky. Systém je ideální pro firmy s více provozovnami, sítí poboček nebo organizace, které potřebují spolehlivě zpracovávat písemnosti v papírové i elektronické podobě.

JAK TO FUNGUJE

Pošta a datovka od INOVIO

Řízený příjem pošty

Asistentka skenuje papírovou poštu, e-maily do systému tečou automaticky a datové zprávy na stisk tlačítka. Pověřené osoby vykonávají roli “recepčních” a rozdělují došlou poštu a datové a elektronické zprávy dalším řešitelům. Vytvoříte tak řízený vstup pošty do firmy a získáte jistotu, že všechny důležité zprávy mají svého řešitele.

Pružné workflow

Jednotlivým typům zpráv můžete nastavit správný postup řešení. Kdo a v jakém pořadí má písemnost řešit? Má se zpráva na závěr skartovat, nebo archivovat? Získáte jistotu, že věc neřeší více lidí, než je nutné. A snadno také dohledáte, u koho se řešení dopisu zaseklo.

Praktické vychytávky

INOVIO nabízí řadu praktických funkcí, které usnadňují práci s došlou poštou i datovými zprávami. Na zprávy můžete odpovídat přímo e-mailem z prostředí INOVIA, stahování datových zpráv je řízeno ručně, aby se zbytečně nespouštěly zákonné lhůty, a řešitelé jsou automaticky upozorňováni na nové úkoly. Systém podporuje práci s jednou i více datovými schránkami současně, což ocení například holdingy. Díky těmto chytrým detailům pomáhá INOVIO nastavit a udržet efektivní a přehledný proces zpracování korespondence.

Evidence a archivace

Každý vidí, které písemnosti má aktuálně k řešení. Dokonalý přehled má i management firmy, který umí snadno zobrazit přiřazenou i nepřiřazenou poštu, včetně vyřízených a archivovaných zpráv. Samozřejmostí je historie evidované pošty a možnost interní komunikace nad jednotlivými písemnostmi.