Modul
Contract management
INOVIO Contract management je systém, který zvládne správu smluv s dodavateli, odběrateli i spolupracovníky – jednoduše vše na jednom místě. Umožní vám efektivní přípravu smluv, řízení jejich životního cyklu, hlídání smluvních povinností i centrální uložení.
CO UMÍ
INOVIO se smlouvou
Verzovat
Přehledná práce s návrhy a verzemi smluv ve formátu MS Office (Word, PowerPoint)
Hlídat
Automatické hlídání povinností smluvních stran a připomínání důležitých termínů
Propojovat
Vazba na faktury i objednávky pro komplexní řízení smluvní agendy
Schvalovat
Připomínkování a schvalování smluv s využitím INOVIO FlexiFlow
Omezovat
Řízení přístupů ke smlouvám a řízené seznamování s jejich obsahem
Podepisovat
Elektronické podepisování smluv pomocí nástroje inSign
JAK TO FUNGUJE
Contract management
01
Řízený vznik smluv
Přehledným způsobem stanovíte, kdo z firmy se má ke smlouvě vyjádřit, a kdo ji musí schválit. Tato komunikace je centrálně evidovaná. Verzování, zamykání, kategorizace smluv je samozřejmostí. Se smlouvami mohou být seznámeni určení pracovníci a systém tato seznámení zaeviduje.
02
Elektronické podepisování smluv
INOVIO digitalizuje i klíčový krok v procesu smluv, a to podepisování smluvními stranami. Integrace se systémem inSign přináší právně nepopiratelné podepisování pomocí ručně psaného podpisu (biometrický podpis). V praxi je největším přínosem výrazné zrychlení. Právní závaznost smlouvy můžete navíc posílit vložením do důvěryhodného elektronického archivu.
03
Práce se smlouvou
Plnění smlouvy můžete podpořit automatickým upozorňováním na důležité milníky, povinností smluvních stran, předávky a další. Ti správní a předem definovaní lidé obdrží upozornění na blížící se termín. Smlouvu můžete vázat na faktury, rozpočty a objednávky. Při zpracování faktur přijatých uvidíte, jak byl nastaven plán plateb nebo které přílohy mají být povinnou součástí faktury. U každé smlouvy můžete přehledně uchovávat její dodatky a také interní poznámky.
04
Archivace a uchovávání
Situace, kdy papírové originály smluv kolují a schovávají se ve firmě v různých kancelářích, přináší mnohá rizika. INOVIO Vám pomůže zavést jednoduchý a logický systém. Digitální archiv využijete při každodenní práci a dokážete u něj pružně řídit oprávnění a přístupová práva pracovníků, a to i na úrovni jednotlivých smluv. Můžete pak shromáždit všechny papírové originály smluv do centrálního archivu, který budete potřebovat pouze při právních sporech. Jakkoliv obsáhlý stávající archiv (ať už papírový, nebo digitální) vám na začátku spolupráce převedeme do INOVIA.
05