Martin HerainSales Consultant
Společně projednáme Vaše potřeby a Vy se rozhodnete… (klikněte)
Software INOVIO Schvalování došlých faktur
Další kroky
Hotové konektory
- Email konektor (vytěžování emailů např. objednávky@firma.cz a start workflow)
- Konektor na datové schránky (stáhnout datovou zprávu a start workflow)
- Webform (vyplněním formuláře na vašich stránkách nebo intranetu startuj workflow – reklamace, žádosti o dovolenou, objednávky,…)
- ERP konektor (konektor na váš účetní sw)
- ARES konektor – konektor do obchodního rejstříku
Nejhledanější
úspěšný obchodník CRM leadmanagement řízení zakázek datové schránky elektronický oběh faktur reklamační řízení digitální archiv schvalování došlých faktur workflow contract management release management došlá pošta workflow smluv incident management change management schvalování objednávek zalistování nových produktů ISO dokumentace elektronický oběh pošty došlé
INOVIO samoučení
Firemní portál INOVIO
- produkt INOVIO je workflow software pro jakoukoliv firmu
- jednotlivé workflows pořizujete jako moduly, takže koupíte jenom to, co potřebujete
- pokud potřebujete automatizovat proces na míru, tak to pro vás uděláme rychle
- INOVIO je díky webovým technologiím dostupný kdykoliv a kdekoliv.
Software pro schvalování došlých faktur
- Jakoukoliv fakturu dohledáte do 10 s.
- 100% dokladů bude digitalizovaných, již žádné ztráty.
- Pracujte s INOVIO bezpečně odkudkoliv a 24h denně.
- Zamezíte dvojím úhradám faktur.
- Budete hradit dle splatnosti (pokud je to vaším cílem).
- Snížíte náklady na zpracování faktur o 80%.
- Získejte přehled nad oběhem faktur ve firmě.
- Do 3 dnů můžete začít INOVIO používat.
- Převezmete kontrolu nad odlivem financí z firmy.
Vyhledávání faktur – Bude volat dodavatel a ptát se na stav úhrady své faktury. Rychle dohledáte a sdělíte stav, kdy faktura došla, proč nebyla dosud uhrazena nebo proč jste ji vrátili zpět. Elektronické schvalování faktur vám přinese neocenitelný přehled.
Digitalizace faktur – Originální faktury po oskenování ihned archivujete a dále pracujete pouze s digitální verzí (elektronická fakturace). Papíry se ztrácejí a těžko dohledávají – digitální kopie v INOVIO Schvalování došlých faktur se nikdy neztratí! Faktura je vždy k dispozici.
Schvalování faktur – Schvalujte faktury z kanceláře, služební cesty nebo z domu a to i v mimopracovní době. Účetní může být vaše nebo externí – zpracování faktur odkudkoliv (dokonalý přehled nad počtem výkonů). Elektronické schvalování faktur je dostupné kdykoliv a kdekoliv.
Správa faktur – Šetříte finance a demonstrujete vysokou kvalitu řízení ve vaší společnosti. Dodavatel uvidí, že ač omylem či záměrně zašle fakturu, ve vaší společnosti to INOVIO zjistí a vy automaticky zpracujete (vrátíte). Eliminace duplicitních úhrad faktur (běžně činí 0,05–0,7% z objemu úhrad za rok).
Elektronická fakturace – Elektronické schvalování faktur s produktem INOVIO Schvalování došlých faktur zajistí spokojenost vašich dodavatelů a omezí telefonáty a urgence, na které musíte reagovat v době, kdy vám to nevyhovuje.
Elektronické schvalování faktur – Běžný benchmark nákladů na zpracování faktury je 200 – 600 Kč/fakturu a po zavedení je náklad pod 100kč/fakturu. Elektronická fakturace se tak výrazně zefektivní.
Přehled – Díky produktu INOVIO Schvalování došlých faktur okamžitě získáte neocenitelný přehled nad oběhem faktur ve vaší firmě. Ihned je dohledatelné, v jakém stavu se faktura nachází, či jaký další krok je potřeba udělat.
Nainstalujeme, zaškolíme a spustíme u vás elektronické schvalování faktur do 3 dnů nebo dle domluvy. Žádné pobíhání konzultantů, nákladný vývoj a složité konfigurace a testování.
Vynucování pouze promyšlených nákupů a snížení zbytečných výdajů díky „viditelnosti faktur“, „dohledatelnosti faktur“ a „nepopiratelné odpovědnosti za objednávky a úhrady“. INOVIO Schvalování došlých faktur je vysoce spolehlivou implementací směrnice pro řízení odlivu finančních prostředků z firmy.
INOVIO Schvalování došlých faktur
Vyhledávání faktur
INOVIO dohledá jakékoliv v minulosti schválené nebo odmítnuté faktury včetně historie schvalování faktur.
Elektronické schvalování faktur vám tak vždy přináší neocenitelný přehled. Elektronická fakturace zaručí, že vaše jednání s dodavateli bude vždy založené na tvrdých datech.
Vrácení dodavateli
Dodavatelé se dopouštějí chyb. Občas zašlou neoprávněnou, nesprávně vyplněnou nebo jinak nevyhovující fakturu. Elektronická fakturace v produktu INOVIO s tím počítá.
Pokud dodavatel chybně vystaví fakturu, INOVIO se postará, aby někdo konkrétní ve vaší firmě vyřešil tuto událost s dodavatelem. Fakturu je možné vrátit dodavateli nebo skartovat.
Notifikace
INOVIO vás bude automaticky informovat dle vámi nastavených notifikací (např. faktura po splatnosti, odmítnutá faktura apod). Elektronické schvalování faktur vám zaručí dokonalý přehled. Elektronická fakturace díky notifikacím nepovolí promeškání důležitého úkonu v rámci schvalování.
Skenování faktur
Recepce naskenuje došlý doklad a firmou obíhá plně digitalizovaná verze faktury (sken). Originál vloží již na recepci do archivu – již jej nebudete potřebovat.
INOVIO automaticky dohledá podobné doklady a upozorní vás na duplicity. Elektronické schvalování faktur takto na samém počátku zamezí dvojím úhradám.
Schvalování faktur Elektronické schvalování faktur s produktem INOVIO směřuje faktury na schvalovatele dle vašich firemních pravidel. Poradí si i s doklady, u kterých nevíte, kdo je má schvalovat nebo potřebujete vyjímečný postup schvalování. Automatické směrování dokladů správným schvalovatelům je samozřejmostí.
Zaúčtování faktury
Ať zaúčtováváte před zaplacením nebo po zaplacení, interně ve firmě nebo zaúčtování realizuje externí účetní, INOVIO vám to usnadní exportem schválených faktur tak, aby se k zaúčtování dostaly pouze faktury, které jsou určené k zaplacení. Elektronické schvalování faktur zaručí maximální efektivitu celého procesu.
Proplacení dokladu
na základě platebního příkazu z vašeho ekon. SW. INOVIO tuto část neovlivňuje. Pokud budete chtít, aktivujete v INOVIO funkci Placení dokladů před zaúčtováním a INOVIO Vám s tímto krokem pomůže (předkládá schválené faktury jednateli k úhradě, ten je označuje jako uhrazené a následně je možné je exportovat do ekonomického SW).
Reporty
INOVIO Schvalování došlých faktur vám poskytne přehledný report. Např. seznam faktur vrácených dodavateli. Elektronické schvalování faktur tak přináší detailní přehledy kdykoliv je potřebujete.
Schvalování došlých faktur s workflow software INOVIO
- INOVIO vám zobrazí sken originálu faktury na monitoru včetně její košilky a historie toku firmou, komentářů kolegů a historie schvalování. Elektronická fakturace je tak přehledná a efektivní.
- INOVIO automaticky a inteligentně dohledává podobné doklady u kterých má podezření, že mohou být duplicitní. Podstatně tak omezíte situace, kdy uhradíte shodnou fakturu 2× i když duplikát dorazí s odstupem týdnů. Elektronické schvalování faktur tak zamezí neoprávněnému odtoku firemních financí.
- INOVIO se samo naučí cesty oběhu faktur ve vaší společnosti a bude faktury po těchto cestách automaticky směrovat bez zdržení. Elektronické schvalování faktur se tak zásadně urychlí a také dokumentuje.
- INOVIO vám zašle email v případě, že se blíží splatnost některé z faktur a ta je stále v procesu schvalování.(elektronické schvalování faktur)
- Můžete si nadefinovat i další vlastní notifikace.
- INOVIO automaticky dohledá schvalovatele dle naučených pravidel a směřuje faktury na tyto schvalovatele. Elektronické schvalování faktur je tak velice rychlé a jednoduché.
- INOVIO automaticky dokumentuje každou aktivitu uživatele s fakturou. Máte tak vždy přehled, kdo se k faktuře jak vyjádřil, u koho aktuálně čeká, kdo ji schválil, kdo odmítnul, apod.
- V INOVIO jsou na tlačítko dostupné reporty o množství zpracovaných faktur, množství faktur u jednotlivých uživatelů nebo v jednotlivých stavech, počtech vrácených faktur, apod. Elektronické schvalování faktur je tak pod neustálým dohledem odpovědných pracovníků.
- Jakýkoliv doklad v systému jednoduše vyhledáte.
- Elektronické schvalování faktur dovoluje ke každé faktuře připojit libovolné množství komentářů tak, abyste v budoucnosti měli veškeré informace v případě, že se k faktuře vrátíte.
- Z INOVIO po schválení vyexportujete záznamy o schválených fakturách určených k zaúčtování tak, abyste mohli např. jednou denně naimportovat do vašeho ekonomického informačního systému.
- Do účetního systému se tedy dostanou jenom schválené faktury, tedy faktury určené k zaúčtování a takto je to správně.
- Každý uživatel má přidělena příslušná práva tak, aby mu byly zobrazeny pouze takové informace, pro které má autorizaci. Neuvidí tak např. faktury, které nejsou určeny pro něj. Elektronická fakturace tak přesně definuje role v rámci systému.
- Proto ji nainstalujeme na váš server a vy budete moci pracovat s INOVIO dle toho, jak si přístup nastavíte. Např. z domu, ze služebních cest, apod.
Dozvědět se více
© 2012 Tactica Management, s.r.o.